Popis projektu
Pre spoločnosť Polystar sme vytvorili dokumentačný manažment systém (DMS), ktorý zefektívňuje prácu s dokumentmi a automatizuje interné procesy. Cieľom bolo zabezpečiť prehľadnú evidenciu, bezpečné ukladanie a jednoduché zdieľanie dokumentov v rámci celej organizácie.
Systém ponúka centralizované úložisko s inteligentným vyhľadávaním, automatizovaným schvaľovacím procesom a prehľadnou správou verzií. DMS riešenie pre Polystar prinieslo vyššiu efektivitu, lepšiu organizáciu dokumentov a zvýšenú bezpečnosť firemných údajov.
Počas vývoja sme aktívne spolupracovali s klientom, aby sme dôkladne pochopili jeho potreby a špecifické požiadavky.
Pravidelné konzultácie nám umožnili detailne prebrať každý aspekt systému, od organizácie dokumentov až po automatizáciu schvaľovacích procesov. Na uľahčenie komunikácie sme pre klienta pripravili interaktívne prototypy, vďaka ktorým mohol vizuálne vidieť a testovať budúci produkt ešte pred samotnou implementáciou. To umožnilo efektívne dolaďovanie detailov a prispôsobenie systému presne podľa jeho očakávaní.
Použité technológie
✔ Backend: Node.js / Java / .NET (v závislosti od potreby klienta)
✔ Frontend: React / Angular / Vue.js pre intuitívne a responzívne používateľské rozhranie
✔ Databáza: PostgreSQL / MySQL / MongoDB pre spoľahlivé ukladanie dát
✔ Cloudové riešenia: AWS / Azure pre flexibilitu a vysokú dostupnosť
✔ Bezpečnosť: Implementácia šifrovania, autentifikácie (OAuth, SSO) a ochrany údajov podľa GDPR
Požiadavky klienta a naše riešenia
1. Digitalizácia dokumentov
Možnosť rýchlo vyhľadávať, kategorizovať a zdieľať súbory
3. Zabezpečenie a kontrola prístupu
Rolovo založené oprávnenia, prístup len k relevantným dokumentom
2. Automatizácia pracovných procesov
Automatizácia schvaľovacích procesov a sledovanie zmien
4. Verziovanie a história dokumentov
Systém verziovania, ktorý uchováva historické záznamy dokumentov
1. Digitálizácia a centralizácia dokumentov
Požiadavka: Polystar spravoval veľké množstvo dokumentov v rôznych formátoch a na rôznych úložiskách. Dokumenty boli roztrúsené na lokálnych počítačoch, v e-mailoch a na serveroch, čo spôsobovalo neprehľadnosť, zdĺhavé vyhľadávanie a riziko straty dôležitých údajov.
Naše riešenie: Vytvorili sme jednotné digitálne úložisko, kde sú všetky firemné dokumenty bezpečne uložené a kategorizované. Použili sme inteligentné vyhľadávanie, ktoré umožňuje zamestnancom rýchlo nájsť potrebné súbory podľa kľúčových slov, dátumu, autora alebo typu dokumentu.
2. Automatizácia pracovných procesov
Požiadavka: Procesy ako schvaľovanie zmlúv, faktúr alebo interných smerníc boli zdĺhavé a často vyžadovali manuálny zásah viacerých osôb. Zamestnanci museli posielať dokumenty e-mailom alebo ich tlačiť, čo spomaľovalo workflow a zvyšovalo chybovosť.
Naše riešenie: Implementovali sme automatizované workflow, ktoré umožňuje schvaľovanie dokumentov jedným kliknutím. Každý dokument má pridelené oprávnenia a systém automaticky informuje zodpovedné osoby o potrebných akciách. Tým sa výrazne skrátil čas potrebný na spracovanie dokumentov.
3. Zabezpečenie a kontrola prístupu
Požiadavka: Polystar pracuje s dôležitými firemnými dokumentmi, vrátane obchodných zmlúv, faktúr a interných smerníc. Bolo nutné zabezpečiť, aby k týmto údajom mali prístup iba oprávnené osoby a aby boli chránené pred neoprávneným prístupom alebo stratou.
Naše riešenie: Implementovali sme pokročilý systém prístupových práv, kde môže administrátor nastaviť, kto môže dokumenty zobrazovať, upravovať alebo schvaľovať. Každý používateľ má priradenú rolu a prístup len k relevantným súborom.
4. Sledovanie verzií dokumentov a história zmien
Požiadavka: Keďže dokumenty v Polystar často prechádzajú viacerými úpravami, bolo dôležité sledovať kto, kedy a aké zmeny vykonal. Bez riadneho systému verziovania mohlo dochádzať k strate dôležitých úprav alebo používaniu zastaraných súborov.
Naše riešenie:
Do DMS sme pridali automatizované verziovanie, ktoré uchováva všetky predchádzajúce verzie dokumentov.
Výsledok
DMS systém, ktorý sme vyvinuli pre Polystar, priniesol výrazné zlepšenie v organizácii dokumentov, automatizáciu procesov a zvýšenú bezpečnosť firemných údajov. Vďaka úzkej spolupráci s klientom sme vytvorili riešenie, ktoré presne zodpovedá jeho potrebám a výrazne zjednodušuje každodenné pracovné procesy.
Ak aj vaša firma potrebuje moderný a efektívny systém na správu dokumentov, neváhajte nás kontaktovať!
